會計人必備知識：如何查找會計核算中的錯誤

       怎樣查找會計核算中的錯誤
　　在日常的會計核算中，發(fā)生差錯的現(xiàn)象時有發(fā)生。如果發(fā)現(xiàn)錯誤：一是要確認(rèn)錯誤的金額；二是要確認(rèn)錯在借方還是貸方；三是根據(jù)產(chǎn)生差錯的具體情況，分析可能產(chǎn)生差錯的原因，采取相應(yīng)的查找方法，便于縮短查找差錯的時間，減少查賬工作量。
　　查找錯誤的方法有很多，現(xiàn)將常用的幾種方法介紹如下：
　　（1）順查法(亦稱正查法)。順查法是按照賬務(wù)處理的順序，從原始憑證、賬簿、編制會計報表全部過程進(jìn)行查找的一種方法。即首先檢查記賬憑證是否正確，然后將記賬憑證、原始憑證同有關(guān)賬簿記錄一筆一筆地進(jìn)行核對，最后檢查有關(guān)賬戶的發(fā)生額和余額。這種檢查方法，可以發(fā)現(xiàn)重記、漏記、錯記科目、錯記金額等。這種方法的優(yōu)點是查的范圍大，不易遺漏；缺點是工作量大，需要的時間比較長。所以在實際工作中，一般是在采用其他方法查找不到錯誤的情況下采用這種方法。
　?。?）逆查法(亦稱反查法)。這種方法與順查法相反，是按照賬務(wù)處理的順序，從會計報表、賬簿、原始憑證的過程進(jìn)行查找的一種方法。即先檢查各有關(guān)賬戶的余額是否正確，然后將有關(guān)賬簿按照記錄的順序由后向前同有關(guān)記賬憑證或原始憑證進(jìn)行逐筆核對，最后檢查有關(guān)記賬憑證的填制是否正確。這種方法的優(yōu)缺點與順查法相同。所不同的，是根據(jù)實際工作的需要，對由于某種原因造成后期產(chǎn)生差錯的可能性較大而采用的。
　?。?）抽查法。抽查法是對整個賬簿記賬記錄抽取其中某部分進(jìn)行局部檢查的一種方法。當(dāng)出現(xiàn)差錯時，可根據(jù)具體情況分段、重點查找。將某一部分賬簿記錄同有關(guān)的記賬憑證或原始憑證進(jìn)行核對。還可以根據(jù)差錯發(fā)生的位數(shù)有針對性地查找。如果差錯是角、分，只要查找元以下尾數(shù)即可；如果差錯是整數(shù)的千位、萬位，只需查找千位、萬位數(shù)即可，其他的位數(shù)就不用逐項或逐筆地查找了。這種方法的優(yōu)點是范圍小，可以節(jié)省時間，減少工作量。
　?。?）偶合法。偶合法是根據(jù)賬簿記錄差錯中經(jīng)常遇見的規(guī)律，推測與差錯有關(guān)的記錄而進(jìn)行查找的一種方法。這種方法主要適用于漏記、重記、錯記的查找。
　?、俾┯浀牟檎?。A．總賬一方漏記，在試算平衡時，借貸雙方發(fā)生額不平衡，出現(xiàn)差錯，在總賬與明細(xì)賬核對時，會發(fā)現(xiàn)某一總賬所屬明細(xì)賬的借(或貸)方發(fā)生額合計數(shù)大于總賬的借(或貸)方發(fā)生額，也出現(xiàn)一個差額，這兩個差額正好相等。而且在總賬與明細(xì)賬中有與這個差額相等的發(fā)生額，這說明總賬一方的借(或貸)漏記，借(或貸)方哪一方的數(shù)額小，漏記就在哪一方。B．明細(xì)賬一方漏記，在總賬與明細(xì)賬核對時可以發(fā)現(xiàn)?？傎~已經(jīng)試算平衡，但在進(jìn)行總賬與明細(xì)賬核對時，發(fā)現(xiàn)某一總賬借(或貸)方發(fā)生額大于其所屬各明細(xì)賬借(或貸)發(fā)生額之和，說明明細(xì)賬一方可能漏記，可對該明細(xì)賬的有關(guān)憑證進(jìn)行查對。C．如果整張的記賬憑證漏記，則沒有明顯的錯誤特征，只有通過順查法或逆查法逐筆查找。
　?、谥赜浀牟檎?。A．總賬一方重記。在試算平衡時，借貸雙方發(fā)生額不平衡，出現(xiàn)差錯；在總賬與明細(xì)賬核對時，會發(fā)現(xiàn)某一總賬所屬明細(xì)賬的借(或貸)方發(fā)生額合計數(shù)小于該總賬的借(或貸)方發(fā)生額，也出現(xiàn)一個差額，這兩個差額正好相等，而且在總賬與明細(xì)賬中有與這個差額相等的發(fā)生額記錄，說明總賬借(或貸)方重記，借(或貸)方哪一方的數(shù)額大，重記就在哪一方。B．如果明細(xì)賬一方重記，在總賬與明細(xì)賬核對時可以發(fā)現(xiàn)?？傎~已經(jīng)試算平衡，與明細(xì)賬核對時，某一總賬借(或貸)方發(fā)生額小于其所屬明細(xì)賬借(或貸)方發(fā)生額之和，則可能是明細(xì)賬一方重記，可對與該明細(xì)賬有關(guān)的記賬憑證查對。C．如果整張的記賬憑證重記賬，則沒有明顯的錯誤特征，只能用順查法或逆查法逐筆查找。
　　③記反賬的查找。記反賬是指在記賬時把發(fā)生額的方向弄錯，將借方發(fā)生額記入貸方，或者將貸方發(fā)生額記入借方?？傎~一方記反賬，則在試算平衡時發(fā)現(xiàn)借貸雙方發(fā)生不平衡，出現(xiàn)差額。這個差額是偶數(shù)，能被2整除，所得的商數(shù)則在賬簿上有記錄，如果借方大于貸方，則說明將貸方錯記為借方；反之，則說明將借方錯記為貸方。如果明細(xì)賬記反了，而總賬記錄正確，則總賬發(fā)生額試算是正確的，可用總賬與明細(xì)賬核對的方法查找。
　?、苠e記賬的查找。在實際工作中，錯記賬是指把數(shù)字寫錯，常見的有兩種：
　　*9種，數(shù)字錯位，即應(yīng)記的位數(shù)不是前移就是后移，即小記大或大記小。例如：把千位數(shù)變成了百位數(shù)(大變小)，把1600記成160(大變小)；或把百位數(shù)變成千位數(shù)(小變大)，把3．43記成243(小變大)。如果是大變小，在試算平衡或者總賬與明細(xì)賬核對時，正確數(shù)字與錯誤數(shù)字的差額是一個正數(shù)，這個差額除以9后所得的商與賬上錯誤的數(shù)額正好相等。查賬時如果差額能夠除以9，所得商恰是賬上的數(shù)，可能記錯了位。如果是小變大，在試算平衡或者總賬與明細(xì)賬核對時，正確數(shù)與錯誤數(shù)的差額是一個負(fù)數(shù)，這個差額除以9后所得商數(shù)再乘以10，得到的絕對數(shù)與賬上錯誤恰好相等。查賬時應(yīng)遵循：差額負(fù)數(shù)除以9，商數(shù)乘以10的數(shù)賬上有，可能記錯了位。
　　第二種，錯記。錯記是在登記賬簿過程中的數(shù)字誤寫。對于錯記的查找，可根據(jù)由于錯記而形成的差數(shù)，分別確定查找方法，查找時不僅要查找發(fā)生額，同時也要查找余額。一般情況下，同時錯記而形成的差數(shù)有以下幾種情況：
　　一、鄰數(shù)顛倒。鄰數(shù)顛倒是指在登記賬簿時把相鄰的兩個數(shù)字互換了位置。如43錯記34，或把34錯記43。如果前大后小顛倒為后大前小，在試算平衡時，正確數(shù)與錯誤數(shù)的差額是一個正數(shù)，這個差額除以9后所得商數(shù)中的有效數(shù)字正好與相鄰顛倒兩數(shù)的差額相等，并且不大于9?？梢愿鶕?jù)這個特征在差值相同的兩個鄰數(shù)范圍內(nèi)查找。 如果前小后大顛倒為前大后小，在試算平衡或者總賬與明細(xì)賬核算時，正確數(shù)與錯誤數(shù)的差額是一負(fù)數(shù)，其他特征同上。在上述情況下，查賬時，差額能除以9，有效數(shù)字不過9，可能記賬數(shù)顛倒，根據(jù)差值確定查找。
　　例如，某企業(yè)應(yīng)收賬款的總賬科目余額合計數(shù)應(yīng)為881.34，而明細(xì)賬合計數(shù)為944.34，總賬與明細(xì)賬不等。有關(guān)明細(xì)賬的資料如下表。
　　序 號 　　　　戶 名 　　　金額(萬元)
　　1 　　　　　　A 　　　　　623.45
　　2 　　　　　　B 　　　　　103.68
　　3 　　　　　　C 　　　　　45.79
　　4 　　　　　　D 　　　　　81.18
　　5 　　　　　　E 　　　　　90.24
　　合 計 　　　　　　　　　  944.34
　　查找步驟：
　　*9，求正誤差值：881.34—944.34＝－63萬元。
　　第二，判斷差值可否用9整除，差值63，正好可以為9整除(63萬元／9＝7萬元)。
　　第三，求差值系數(shù)：-63／9＝-7。
　　第四，在錯誤表中查找有無相鄰兩數(shù)相差為7的數(shù)字。差值系數(shù)為負(fù)值時，查前大后小；反之，查前小后大。經(jīng)查，該表中第4行“81.18”中的“8”-“1”＝7，前大后小?？梢耘袛酁閷儆跀?shù)字倒置的錯誤，即可能是18.18而誤寫為81.18。
　　第五，將第4行按18.18更正，重新加總，其合計數(shù)則為881.34，與總賬一致。
　　二、隔位數(shù)字倒置。如：425記成524，701記成107等等，這種倒置所產(chǎn)生的差數(shù)的有效數(shù)字是三位以上，而且中間數(shù)字必然是9，差數(shù)以9除之所得的商數(shù)必須是兩位相同的數(shù)，如22，33，34……。商數(shù)中的1個數(shù)又正好是兩個隔位倒置數(shù)字之差。如802誤記208元，差數(shù)是594，以9除之則商數(shù)為66，兩個倒置數(shù)8與2的差也是6。于是可采用就近鄰位數(shù)字倒置差錯的查找方法去查找賬簿記錄中百位和個位兩數(shù)之差為6的數(shù)字，即600與006、701與107、802與208、903與3O9四組數(shù)，便可查到隔位數(shù)字倒置差錯。
　　采用上述方法時，要注意：一是正確選擇作為對比標(biāo)準(zhǔn)的基數(shù)；二是保證對比指標(biāo)口徑的可比性；三是同時分析相對數(shù)和絕對數(shù)的變化，并計算其對總量的影響。
　　出納人員在日常填制會計憑證和登記賬簿過程中，可能出現(xiàn)一些差錯，切忌生搬硬套，要從具體的實際工作出發(fā)，靈活運用查找的方法，有時還要幾種方法結(jié)合起來并用，通過反復(fù)核實，一定會得出正確的結(jié)果.