保證會計憑證的安全與完整是全體財會人員的共同職責(zé),在立卷存檔之前,會計憑證的保管由財會部門負(fù)責(zé)。保管過程中應(yīng)注意以下問題:
(1)會計憑證應(yīng)及時傳遞,不得積壓。記賬憑證在裝訂成冊之前,原始憑證一般是用回形針或大頭針固定在記賬憑證后面,在這段時間內(nèi),凡使用記賬憑證的財會人員都有責(zé)任保管好原始憑證和記賬憑證。使用完后要及時傳遞,并且要嚴(yán)防在傳遞過程中散失。
(2)憑證在裝訂以后存檔以前,要妥善保管,防止受損、弄臟、霉?fàn)€以及鼠咬蟲蛀等。
(3)對于性質(zhì)相同,數(shù)量過多或各種隨時需要查閱的原始憑證,如收、發(fā)料單,工資卡等,可以單獨(dú)裝訂保管,在封面上注明記賬憑證種類、日期、編號,同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證的名稱及編號。
?。?)各種經(jīng)濟(jì)合同和涉外文件等憑證,
(5)原始憑證不得外借,其他單位和個人經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)調(diào)閱會計憑證,要填寫“會計檔案調(diào)閱表”,詳細(xì)填寫借閱會計憑證的名稱、調(diào)閱日期、調(diào)閱人姓名和工作單位、調(diào)閱理由、歸還日期、調(diào)閱批準(zhǔn)人等。調(diào)閱人員一般不準(zhǔn)將會計憑證攜帶外出。需復(fù)制的,要說明所復(fù)制的會計憑證名稱、張數(shù),經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)同意后在本單位財會人員監(jiān)督下進(jìn)行,并應(yīng)登記與簽字。
?。?)會計憑證裝訂成冊后,應(yīng)由專人負(fù)責(zé)分類保管,年終應(yīng)登記歸檔
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