預(yù)算時(shí)代又來(lái)到了。作為財(cái)務(wù)總監(jiān)，你以興奮的心情制作年度預(yù)算，并堅(jiān)信預(yù)算過(guò)程是有效率的，令人樂(lè)觀(guān)的，且會(huì)比去年更好。但當(dāng)你的公司同事們向經(jīng)理要他們部門(mén)的預(yù)算表時(shí)，卻得到的是茫然的眼神，瞎編的借口又或者給的就是你在預(yù)算編制周期一開(kāi)始給經(jīng)理的預(yù)算模板。

　　然后，可怕的統(tǒng)計(jì)合并工作開(kāi)始了，在這個(gè)工作中每個(gè)會(huì)計(jì)人員花費(fèi)很多時(shí)間來(lái)整理部門(mén)的預(yù)算，而整理的部門(mén)預(yù)算又可以循環(huán)用于全企業(yè)范圍的預(yù)算。電子表格在很多地方是亂的，你幾乎不知道從哪里著手。當(dāng)你得出有幾分可行的數(shù)據(jù)時(shí)，CEO會(huì)告訴你董事會(huì)將會(huì)因?yàn)槟憧紤]到“可能”的情況，從而影響到兩個(gè)正在考慮的大商業(yè)決策。這時(shí)你會(huì)覺(jué)得自己在制作預(yù)算時(shí)的天真的想法是多么可笑。

　　意識(shí)到這些可能發(fā)生了嗎？作為職業(yè)財(cái)務(wù)總監(jiān)，我和你一樣經(jīng)歷了這一切。但是這可怕的事并不是首席財(cái)務(wù)官們最不能忍受的。根據(jù)Centage和管理及行政學(xué)院(IOMA)的調(diào)查，最可怕的事是由于不完善的預(yù)算編制進(jìn)程造成的預(yù)算不準(zhǔn)確，從而明顯降低對(duì)預(yù)算的信心。

　　調(diào)查了代表20多個(gè)產(chǎn)業(yè)各種規(guī)模的CFO，他們對(duì)于自己制作訂貨、收入、費(fèi)用、現(xiàn)金流，合并付款各項(xiàng)預(yù)算的能力表示出充分的信心。CFO們對(duì)于費(fèi)用預(yù)算最有信心。而且企業(yè)越小，CFO的信心越足：58%收入少于1億的企業(yè)的CFO對(duì)于現(xiàn)金流預(yù)算“十分有信心”，相比只有29%收入不少于50億的企業(yè)的CFO對(duì)于現(xiàn)金流預(yù)算“十分有信心”。

　　總體上，多數(shù)被調(diào)查的CFO（大約45%）對(duì)于他們預(yù)算的準(zhǔn)確度只是“有些信心”，且12%的CFO對(duì)于預(yù)算的大部分“沒(méi)有信心”或“根本沒(méi)信心”。但是42%的CFO對(duì)于全部預(yù)算都“極度有信心”，尤其是在費(fèi)用預(yù)算部分的準(zhǔn)確度上。

　　我們調(diào)查所證實(shí)的一個(gè)觀(guān)點(diǎn)是多數(shù)企業(yè)的預(yù)算編制過(guò)程并不完善，這是由于一直存在三個(gè)方面的問(wèn)題：人，編制程序和工具。圖表1顯示了這三方面問(wèn)題是如何相互影響的。例如，繁重冗長(zhǎng)的Excel預(yù)算模板對(duì)于不熟悉電子表格的部門(mén)經(jīng)理造成了困擾，使得他們不愿意參加預(yù)算編制。一些CFO可能認(rèn)為他們態(tài)度不好是他們預(yù)算問(wèn)題的根源，但事實(shí)上，態(tài)度是表現(xiàn)，不是根源。

　　為了改進(jìn)預(yù)算編制程序和建立一個(gè)更準(zhǔn)確的預(yù)算，從而激勵(lì)人心，CFO必須注重研究這三個(gè)方面。
 

　　人的問(wèn)題

　　當(dāng)CFO參加Centage/IMOA 的調(diào)查被要求寫(xiě)出他們認(rèn)為的預(yù)算編制中的薄弱環(huán)節(jié)，無(wú)論企業(yè)規(guī)模最普遍的答案就是部門(mén)經(jīng)理。具體的來(lái)說(shuō)，經(jīng)理對(duì)于預(yù)算中自己涉及部分不知情或不愿負(fù)責(zé)，不盡力配合或不積極參加預(yù)算的編制，不了解預(yù)算編制過(guò)程及該過(guò)程中的需要，不及時(shí)，虛報(bào)預(yù)算或提出不實(shí)際的數(shù)字。

　　專(zhuān)業(yè)準(zhǔn)則管理協(xié)會(huì)（the professional Convention Management Association）的CFO羅伯特?考恩對(duì)于這些問(wèn)題詳盡的闡述道：“在 預(yù)算編制和預(yù)測(cè)過(guò)程中最薄弱的環(huán)節(jié)是關(guān)于在這一過(guò)程中所有預(yù)算使用者和部門(mén)的買(mǎi)進(jìn)活動(dòng)和其他相關(guān)活動(dòng)。盡管管理工作很明確，部門(mén)經(jīng)理對(duì)他們的預(yù)算和所有產(chǎn) 生的問(wèn)題負(fù)責(zé)任，但是很少關(guān)注預(yù)算編制過(guò)程和怎樣才是一個(gè)好預(yù)算。這有時(shí)是由于其他在預(yù)算編制過(guò)程中發(fā)生的重大事件，但經(jīng)常是由于缺少參與，還有缺乏對(duì)預(yù) 算的目的和對(duì)為什么每年進(jìn)行這一工作的了解。

　　經(jīng)理們不能戰(zhàn)略地考慮預(yù)算使得CFO很頭疼，就像這不記名調(diào)查的調(diào)查對(duì)象評(píng)論的“我們*5的預(yù)算內(nèi)容是獲得足夠的收入預(yù)測(cè)的細(xì)節(jié)。我們有很多條生產(chǎn)線(xiàn)，且生產(chǎn)總值和總收入同等重要。另一個(gè)問(wèn)題是經(jīng)理們進(jìn)行長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃的能力和控制他們行為的準(zhǔn)則。例如，如果他們需要增加收入，怎么增加收入，又有哪個(gè)項(xiàng)目可以起杠桿作用？”

　　不是只有經(jīng)理們被CFO指出問(wèn)題。調(diào)查回饋?zhàn)C明高級(jí)主管缺乏對(duì)預(yù)算的指導(dǎo)作用和輔助作用，對(duì)于重要的假設(shè)和目標(biāo)沒(méi)有及時(shí)做出反應(yīng)，未能很好的溝通母公司和子公司，沒(méi)有很好管理員工。這是一個(gè)微妙的平衡：太多的指向，經(jīng)理就覺(jué)得數(shù)字不受他控制；太少指向，預(yù)算程序又無(wú)目的。
 

　　圖表

　　1：三個(gè)預(yù)算問(wèn)題的相互關(guān)聯(lián)

　　每個(gè)問(wèn)題如何影響其他兩個(gè)問(wèn)題

　　工具問(wèn)題

　　CFO將預(yù)算編制的主要問(wèn)題歸于經(jīng)理們的不配合，但是不發(fā)達(dá)的技術(shù)很明顯是第二大問(wèn)題。15%被調(diào)查者認(rèn)為預(yù)算工具的落后也是薄弱環(huán)節(jié)。五分之四的人對(duì)Excel表格預(yù)算表示不滿(mǎn)，評(píng)論是這樣的“用Excel很難有改進(jìn)，這很難深入數(shù)據(jù)”“編制過(guò)程是手工進(jìn)行的，全職員工（FTEs）很難預(yù)算和管理。把所有數(shù)據(jù)簡(jiǎn)要或詳細(xì)統(tǒng)計(jì)都是繁雜的事。”

　　其他抱怨包括電子表格預(yù)算其費(fèi)時(shí)的性質(zhì)，誤差的頻率，統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)的困難和無(wú)法分析得出“可能”的情況?？级鲗⑵湎敕ǜ爬▉?lái)說(shuō)道：“Excel或其他電子表格程序是優(yōu)良的金融工具，但他們不一定也是優(yōu)秀的預(yù)算工具。”

　　在編制預(yù)算時(shí)，反電子表格情緒在金融業(yè)普遍存在。但出人意料的是預(yù)算電子表

　　格仍然是一直使用的預(yù)算編制工具，平均有81％的企業(yè)單獨(dú)或聯(lián)合使用一個(gè)總分類(lèi)賬（GL）或企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)(ERP)。（見(jiàn)圖表2）

　　四分之三的年收入在一億美元至四億九千九百萬(wàn)美元的中小企業(yè)單獨(dú)或聯(lián)合使用GL/ERP系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)算編制。對(duì)于收入在一千萬(wàn)美元至九千九百萬(wàn)美元的中小型企業(yè)，85％的企業(yè)建立自己的預(yù)算模式。雖然大企業(yè)更可能突破了電子表格的專(zhuān)用預(yù)算軟件或內(nèi)部應(yīng)用程序，但大多數(shù)企業(yè)（57％）仍然單獨(dú)或聯(lián)合使用GL/ ERP系統(tǒng)。

　　如果使用電子表格進(jìn)行預(yù)算編制很麻煩，為什么會(huì)仍然如此普遍使用呢？顯然，一些公司可以用“手榴彈預(yù)算”（”hand-grenade budgeting”），也足夠準(zhǔn)確。但是更可能的是，改變的障礙是缺乏考慮其他選擇的想法，或者是一種慣性。

　　沒(méi)有預(yù)算，對(duì)世界金融相當(dāng)于心臟病發(fā)作。一些能改變生活的大事件，促使CFO向最近的預(yù)算軟件供應(yīng)商尋求幫助。而有些公司最終會(huì)意識(shí)到他們的“預(yù)算膽固醇”水平已達(dá)到300，他們需要改變自己的生活方式，不然他們就有大麻煩了。在現(xiàn)實(shí)中，就像對(duì)待身體健康一樣，許多人拒不承認(rèn)預(yù)警信號(hào)，也不采取相關(guān)措施活動(dòng)。
 

　　編制程序問(wèn)題

　　預(yù)算編制程序中的問(wèn)題有點(diǎn)難以量化，因?yàn)槿撕凸ぞ叩囊蛩囟加绊懥祟A(yù)算編制。從理論上說(shuō)，這一編制程序應(yīng)確定工具該如何使用以及人們?cè)撊绾螆?zhí)行該程序。但實(shí)際 上發(fā)生的事情是，在你意識(shí)到之前，工具的限制和人的固有弱點(diǎn)就深刻影響預(yù)算編制程序。這就是為什么最終的結(jié)果并不是CFO們想的那樣清楚的，明確的，或者 準(zhǔn)確的。

　　前面描述的有些進(jìn)程問(wèn)題，例如有些管理者不能給預(yù)算編制程序提供足夠的指向和必要的支持，而有些管理者主觀(guān)上覺(jué)得自己可以改變預(yù)算中的參數(shù)，給你一個(gè)移動(dòng)的 預(yù)算編制目標(biāo)。編制程序問(wèn)題往往存在在于那些預(yù)算和企業(yè)間沒(méi)有明確關(guān)聯(lián)的企業(yè)，還有那些預(yù)算和企業(yè)戰(zhàn)略間也沒(méi)有明確聯(lián)系的企業(yè)。如果預(yù)算、企業(yè)和企業(yè)戰(zhàn)略 之間不能相互協(xié)調(diào)配合，預(yù)算編制程序在企業(yè)高層都無(wú)法順利進(jìn)行，更別說(shuō)企業(yè)中低層會(huì)全力支持預(yù)算的編制了。

　　我只想說(shuō)，如果工具或人沒(méi)有很好的配合，預(yù)算編制程序也會(huì)不成功。 很多的原因使得預(yù)算編制過(guò)程令人失望，人們很容易就放棄了，并接受現(xiàn)狀。 CFO們想要一個(gè)理由，幫助他們堅(jiān)持尋求一個(gè)更完善的預(yù)算，而且全靠這理由的提醒他們才能堅(jiān)持下去。 預(yù)算不再是—個(gè)相對(duì)快速的每年一次的活動(dòng),預(yù)算成為一種戰(zhàn)略業(yè)務(wù)計(jì)劃，全年都以月度預(yù)測(cè)的形式進(jìn)行分析和定期更新，與公司的業(yè)務(wù)、活動(dòng)和未來(lái)的方向息息相關(guān)。今天的預(yù)算是：

　　現(xiàn)金流管理工具——46%的企業(yè)經(jīng)理認(rèn)為預(yù)算是“極其重要”的現(xiàn)金流管理工具，有38%的企業(yè)經(jīng)理認(rèn)為預(yù)算是“重要”的現(xiàn)金管理工具（見(jiàn)圖表3，按公司規(guī)模分類(lèi)）?，F(xiàn)金流管理部分的預(yù)算對(duì)于年收入少于一億美元的企業(yè)很重要。

　　預(yù)測(cè)工具——超過(guò)四分之三的被調(diào)查企業(yè)經(jīng)理表示預(yù)算幫助公司調(diào)整從而適應(yīng)市場(chǎng)的波動(dòng)和變化，大約三分之一的經(jīng)理利用預(yù)算進(jìn)行滾動(dòng)預(yù)測(cè)，以便更好地管理業(yè)務(wù)。

　　報(bào)告機(jī)制——幾乎所有的公司都進(jìn)行一些正規(guī)的業(yè)務(wù)活動(dòng)分析和報(bào)告。大約四分之三的財(cái)務(wù)管理人員編制完整的財(cái)務(wù)報(bào)告，以滿(mǎn)足投資者和銀行的披露要求，并提供大 部分常規(guī)操作和管理的報(bào)告給管理團(tuán)隊(duì)。超過(guò)60％企業(yè)還利用自己的財(cái)務(wù)報(bào)告管理現(xiàn)金流，又一次證明了預(yù)算作為現(xiàn)金流管理工具的重要性。

　　衡量過(guò)程的工具——根據(jù)調(diào)查，預(yù)算是衡量關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)（KPI）和執(zhí)行過(guò)程的工具，最常見(jiàn)的指標(biāo)是凈收入/虧損、毛利潤(rùn)、運(yùn)營(yíng)費(fèi)用占銷(xiāo)售額的百分比和息稅前盈余（EBIT）。

　　影響報(bào)酬的因素——總的趨勢(shì)是，將報(bào)酬和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)（例如會(huì)議財(cái)政預(yù)算）相聯(lián)系起來(lái)。即使在小企業(yè)中，55％的企業(yè)會(huì)將兩者緊密聯(lián)系起來(lái)，但在大公司中 （82%的公司收入高于五億美元），這種做法更最普遍。這個(gè)并不是無(wú)關(guān)緊要的問(wèn)題：收入高達(dá)五億美元的公司大都以風(fēng)險(xiǎn)分類(lèi)將10％-20％的報(bào)酬于目標(biāo)的 實(shí)現(xiàn)相掛鉤，在大公司常見(jiàn)的是占到20%。

　　試 金石——CFO們使用合適的工具，使得預(yù)算更容易分析“可能”的情況，在數(shù)據(jù)上顯示了各種商業(yè)決策的影響。這種應(yīng)急計(jì)劃對(duì)于初創(chuàng)公司和其他快速增長(zhǎng)的公司 十分重要，這些公司需要做好準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)出現(xiàn)與計(jì)劃不同的情況。預(yù)算幫助最傳統(tǒng)的公司的CFO在確定行動(dòng)方針前權(quán)衡各種備選戰(zhàn)略。
 

　　改進(jìn)

　　現(xiàn)在你覺(jué)得希望又重現(xiàn)了吧，因?yàn)槟阒李A(yù)算的重要性，那你將如何改善并不完善的預(yù)算過(guò)程？

　　克 服電子表格的缺點(diǎn)是*8的挑戰(zhàn)，這個(gè)做法是*2成本效益的，相對(duì)于解決預(yù)算中人為問(wèn)題所需要的時(shí)間。一個(gè)良好的預(yù)算編制有著各種各樣的應(yīng)用，旨在為從數(shù)千 美元到數(shù)十萬(wàn)美元不等的不同規(guī)模的公司服務(wù)。盡管羅伯特·考恩提醒道“軟件必須方便使用，特別對(duì)于經(jīng)常需要使用它們的人。報(bào)告和文件必須簡(jiǎn)潔，容易控制掌 握，在財(cái)務(wù)提供的幫助很少時(shí)也能正常運(yùn)作。”

　　工 具、人和編制程序都是相互聯(lián)系的。升級(jí)預(yù)算編制技術(shù)將讓生活明顯更輕松了，如提高數(shù)據(jù)處理能力，節(jié)省時(shí)間，并通過(guò)自動(dòng)化提高準(zhǔn)確性。此外，通過(guò)改進(jìn)預(yù)算編 制工具，增強(qiáng)投資管理的能力，并從中提取準(zhǔn)確和有意義的數(shù)據(jù)。軟件比電子表格復(fù)雜的多，且方便新手使用和理解。如果提供了一個(gè)業(yè)務(wù)儀表板，經(jīng)理人可以快速 查看業(yè)務(wù)情況，包括會(huì)議預(yù)算。預(yù)算和業(yè)務(wù)相互促進(jìn)，預(yù)算帶來(lái)的利益也隨之增長(zhǎng)。如果這樣做起作用的話(huà)，將有助于調(diào)整管理層對(duì)預(yù)算日常事務(wù)的態(tài)度。

　　但只有好的工具是不夠的。應(yīng)如何幫助一個(gè)部門(mén)經(jīng)理，在預(yù)算編制過(guò)程中，將危機(jī)轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)會(huì)？如何讓經(jīng)理接受準(zhǔn)確、完善、成熟的預(yù)算是必須的，建立相對(duì)應(yīng)的預(yù)算，并支持預(yù)算編制過(guò)程？如何讓經(jīng)理真正負(fù)起責(zé)任？
 

　　通過(guò)以下七點(diǎn)完善改進(jìn)預(yù)算就可以實(shí)現(xiàn)這些目的，而這七點(diǎn)是來(lái)自我自己的經(jīng)驗(yàn)和CFO在調(diào)查中的反饋信息。

　　1、 評(píng)估預(yù)算程序。CFO們都認(rèn)為在評(píng)估預(yù)算程序方面有著不足，而這一部分因歸責(zé)于不完美的預(yù)算編制過(guò)程。你的預(yù)算程序是否盡可能的簡(jiǎn)單和清楚呢？假設(shè)和最后 期限是否明確？如果不是，就應(yīng)做出調(diào)整。正如一位CFO在調(diào)查中表示：“給企業(yè)所有者留下盈虧空間。”最后，通過(guò)人力資源管理，將經(jīng)理的報(bào)酬和他們業(yè)績(jī)的 盈虧相掛鉤。成熟完善的報(bào)酬制度最能促使人們努力工作。

　　2、提升技術(shù)。如果你還使用電子表格編制預(yù)算，通過(guò)提升技術(shù)可以變?nèi)鮿?shì)為優(yōu)勢(shì)。

　　3、溝通。如果沒(méi)有足夠的溝通，再好的預(yù)算編制過(guò)程都可能失敗。首先最為重要的是應(yīng)主動(dòng)和員工溝通。很可能的是，準(zhǔn)確的預(yù)算對(duì)員工的影響有兩方面：影響企業(yè)的財(cái)務(wù)健康和員工報(bào)酬。你需要向員工解釋預(yù)算是如何幫助企業(yè)戰(zhàn)略和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，以及預(yù)算做好了企業(yè)和員工都會(huì)獲利。

　　4、個(gè)別溝通。向個(gè)別相關(guān)人員解釋預(yù)算程序，詳盡告知工作時(shí)間表、假設(shè)和責(zé)任分配情況。接著還須說(shuō)明預(yù)算編制的重要性。沒(méi)有人愿意將時(shí)間花費(fèi)在不重要的事上。有時(shí)告知相關(guān)人員預(yù)算不正確的后果很?chē)?yán)重，這將起到很好的效果。

　　5、 教育培訓(xùn)。業(yè)務(wù)培訓(xùn)課程可以使所有員工在預(yù)算編制過(guò)程中都具備一定基礎(chǔ)知識(shí)和掌握如何使用所提供的工具，其中基礎(chǔ)知識(shí)包括如何編制預(yù)算和認(rèn)識(shí)他們?cè)谶@過(guò)程 中起的作用。正如考恩指出的“預(yù)算報(bào)表使用者如果沒(méi)有財(cái)務(wù)知識(shí)背景常常會(huì)不適應(yīng)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)打交道，也沒(méi)有能力清楚他們建議的活動(dòng)將涉及的費(fèi)用是多少。企業(yè) 的財(cái)務(wù)工作需要與部門(mén)密切配合，以獲取和記錄預(yù)算的假設(shè)和要求。經(jīng)常培訓(xùn)若沒(méi)有做或者沒(méi)有做好，將會(huì)導(dǎo)致預(yù)算的錯(cuò)誤。”

　　6、合作。這次調(diào)查的參與者告訴我們應(yīng)該包容和善于合作。“與各部門(mén)經(jīng)理合作，他們精通的專(zhuān)業(yè)知識(shí)是無(wú)價(jià)的。”培訓(xùn)結(jié)束，預(yù)算編制開(kāi)始，定期和各部門(mén)經(jīng)理合作交流從而得到解答和指導(dǎo)。

　　7、將預(yù)算進(jìn)行到底。財(cái)務(wù)員工從不會(huì)停止預(yù)算編制，為什么經(jīng)理會(huì)停止預(yù)算編制呢？在年預(yù)算編制好了之后，經(jīng)理應(yīng)定期更新預(yù)算。使用新的預(yù)算工具，經(jīng)理很方便得到更新后的預(yù)算報(bào)表，和能跟蹤業(yè)務(wù)情況包括預(yù)算的桌面儀表板。
 

　　總結(jié)

　　從不愿參與和沒(méi)有經(jīng)過(guò)足夠培訓(xùn)的經(jīng)理那里取得準(zhǔn)確資料的困難，和用不完善的技術(shù)統(tǒng)計(jì)資料的困難使得CFO們對(duì)預(yù)算并不有信心。正如考恩說(shuō)的“如果預(yù)算使用的數(shù)據(jù)不正確，最后輸出的數(shù)據(jù)也是不正確的且起不了作用。”

　　然而準(zhǔn)確的預(yù)算是很多工作和業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)。預(yù)算做的好將會(huì)幫助CFO、CEO和董事會(huì)成員更好的管理企業(yè)和規(guī)劃未來(lái)。通過(guò)改善預(yù)算編制將會(huì)使企業(yè)收益頗多。對(duì)于新接觸預(yù)算者，應(yīng)信任作為預(yù)算基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)，并讓部門(mén)經(jīng)理了解準(zhǔn)確的輸入數(shù)據(jù)對(duì)于預(yù)算的成功的重要性。