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采購與付款循環(huán)通常要經(jīng)過這樣的程序：請購→訂貨→驗收→付款
（一）請購商品和勞務(wù)（請購部門（倉庫）――請購單）
倉庫、生產(chǎn)及其他部門都可以填列請購單，不便事先編號，為加強控制，每張請購單必須經(jīng)過對這類支出預(yù)算負(fù)責(zé)的主管人員簽字批準(zhǔn)。
請購單是證明有關(guān)采購交易的“發(fā)生”認(rèn)定的憑據(jù)之一，也是采購交易軌跡的起點。
（二）編制訂購單（采購部門――訂購單）
采購部門在收到請購單后，只能對經(jīng)過批準(zhǔn)的請購單發(fā)出訂購單。
訂購單應(yīng)正確填寫所需要的商品品名、數(shù)量、價格、廠商名稱和地址等，預(yù)先予以編號并經(jīng)過被授權(quán)的采購人員簽名。其正聯(lián)應(yīng)送交供應(yīng)商，副聯(lián)則送至企業(yè)內(nèi)部的驗收部門、應(yīng)付憑單部門和編制請購單的部門。隨后，應(yīng)獨立檢查訂購單的處理，以確定是否確實收到商品并正確入賬。這項檢查與采購交易的“完整性”認(rèn)定有關(guān)。
（三）驗收商品（驗收部門――驗收單）
驗收后，驗收部門應(yīng)對已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號的驗收單，作為驗收和檢驗商品的依據(jù)。驗收人員將商品送交倉庫或其他請購部門時，應(yīng)取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，或要求其在驗收單的副聯(lián)上簽收，以確立他們所采購的資產(chǎn)應(yīng)負(fù)的保管責(zé)任。驗收人員還應(yīng)將其中的一聯(lián)驗收單送交應(yīng)付憑單部門。
驗收單是支持資產(chǎn)或費用以及與采購有關(guān)的負(fù)債的“存在或發(fā)生”認(rèn)定的重要憑證。定期獨立檢查驗收單的順序（編號）以確定每筆采購交易都已編制應(yīng)付憑單，則與采購交易的“完整性”認(rèn)定有關(guān)。
（四）儲存已驗收的商品存貨（倉庫）
該控制與商品的“存在”認(rèn)定有關(guān)。
（五）編制付款憑單（應(yīng)付憑單部門――應(yīng)付憑單）
記錄采購交易之前，應(yīng)付憑單部門應(yīng)編制付款憑單。這項功能的控制包括：
1.確定供應(yīng)商發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)的驗收單、訂購單的一致性。
2.確定供應(yīng)商發(fā)票計算的正確性。
3.編制有預(yù)先編號的付款憑單，并附上支持性憑證（如訂購單、驗收單和供應(yīng)商發(fā)票等）。這些支持性憑證的種類，因交易對象的不同而不同。
4.獨立檢查付款憑單計算的正確性。
5.在付款憑單上填入應(yīng)借記的資產(chǎn)或費用賬戶名稱。
6.由被授權(quán)人員在憑單上簽字，以示批準(zhǔn)照此憑單要求付款。所有未付憑單的副聯(lián)應(yīng)保存在未付憑單檔案中，以待日后付款。經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)和有預(yù)先編號的憑單為記錄采購交易提供了依據(jù)。
這些控制與“存在”、“發(fā)生”、“完整性”、“權(quán)利和義務(wù)”和“計價和分?jǐn)?rdquo;等認(rèn)定有關(guān)。
（六）確認(rèn)與記錄負(fù)債
（七）付款
編制和簽署支票的有關(guān)控制包括：
1.獨立檢查已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額的一致性。
2.應(yīng)由被授權(quán)的財務(wù)部門的人員負(fù)責(zé)簽署支票。
3.被授權(quán)簽署支票的人員應(yīng)確定每張支票都附有一張已經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)的未付款憑單，并確定支票受款人姓名和金額與憑單內(nèi)容的一致。
4.支票一經(jīng)簽署就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以免重復(fù)付款。
5.支票簽署人不應(yīng)簽發(fā)無記名甚至空白的支票。
6.支票應(yīng)預(yù)先連續(xù)編號，保證支出支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當(dāng)性。
7.應(yīng)確保只有被授權(quán)的人員才能接近未經(jīng)使用的空白支票。
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